Wanneer we straks weer allemaal op kantoor kunnen zijn, kunnen de vergaderingen ook weer fysiek met elkaar in één ruimte. Dat werkt vaak effectiever dan een vergadering online. Tijd dus om die kille vergaderruimte aan te pakken en te zorgen voor een inspiratievolle omgeving. In dit artikel bespreken we vijf verschillende manieren waarmee je het vergaderen met elkaar weer leuk kunt maken.
De akoestiek van de ruimte
Een vergadering loopt het best, wanneer de ruimte een goede akoestiek heeft en een prettige uitstraling. De meeste vergaderruimtes zijn steriel wit en er hangen grote TL-buizen aan het plafond. Weinig sfeer en ook de akoestiek is niet al te best. Je wilt geen nagalm en je wilt elkaar goed kunnen verstaan. Er wordt dan ook vaak gekozen voor een systeemplafond in vergaderruimtes. Of je nu een systeemplafond in Gelderland laat installeren of er een laat plaatsen in Groningen, je weet zeker dat de akoestiek verbeterd. Door ook aan de muren wat te hangen, foto’s schilderijen of andere leuke dingen, wordt de akoestiek nog beter.
Planten voor een gezonde atmosfeer
Je wilt niet afgeleid worden door buitengeluiden tijdens een vergadering. Dat maakt dat het in de stad soms lastig wordt om een raampje open te zetten voor frisse lucht. Het gevolg is een zweterige muffe en vooral warme ruimte. Uiteraard kun je dit deels opvangen met een airco installatie, maar met planten haal je een simpele oplossing binnen om de luchtkwaliteit en tevens de productiviteit te verbeteren. Een luchtzuiverende plant, zoals de Areca, absorbeert ook nare luchtjes. Daarnaast staan planten gezellig en zorgen ze voor een goede mood tijdens de vergadering.
Vergaderopstelling
Een vergaderruimte is natuurlijk niets zonder het juiste meubilair. Wil je een lange tafel met stoelen of is een ronde tafel juist meer geschikt? Er zijn zelfs bedrijven die de voorkeur geven aan staand vergaderen. Statafels en evntuele barkrukken zijn dan een goed alternatief. Elke vergadering is anders. Misschien wil je juist de ene keer wel in een grote cirkel zitten en is bij de presentatie van een collega een U-vorm meer geschikt. In dat geval zou je ook voor verrijdbaar meubilair kunnen gaan. Zo kun je het eenvoudig in de juiste opstelling plaatsen.
Creëer bovenal een gezellige ruimte
De sfeer tijdens vergaderingen is niet altijd even leuk en gezellig. Soms zijn er verhitte discussies nodig, maar je kunt door de ruimte op de juiste wijze aan te kleden er wel voor zorgen dat iedereen vrolijk binnenkomt. Denk hierbij aan vrolijke kleuren, speelse verlichting en misschien wel geurige bloemen op de vergadertafel. Maar ook een tafel met waterkan, koffie en thee doet het altijd goed. Zo kan er bij binnenkomst eerst voor de innerlijke mens gezorgd worden en kun je rustig aan de vergadering beginnen.