Een bedrijfsverhuizing vereist een gedegen planning. Afhankelijk van de omvang van de organisatie kan het een intensief proces zijn waarbij je niets over het hoofd mag zien. Een kleine fout kan namelijk een domino effect hebben. Zakelijk verhuizen kun je geheel uitbesteden aan een verhuisbedrijf, maar dit hoeft niet. Het is zeker mogelijk om een deel van het werk in eigen beheer uit te voeren. Op deze pagina geven we een overzicht van belangrijke aandachtspunten bij een bedrijfsverhuizing.
- Stel een coördinator aan: Zorg dat er een vast persoon is als projectcoördinator, zowel voor het personeel als voor het verhuisbedrijf.
- Maak een inventaris: Hierbij dient onderscheid gemaakt te worden tussen goederen en informatie. Denk bij goederen bijvoorbeeld aan een archiefkast, en bij informatie de documenten in deze kast.
- Bepaal een tijdlijn: Wanneer wordt alles ingepakt? Wanneer vindt de verhuizing plaats? Wanneer worden contracten opgezegd en hoe groot is de overlap tussen de oude en nieuwe locatie?
- Verhuizen of afvoeren: Welke goederen gaan mee, en wat gaat er naar de schroot? Raam- en vloerbekleding op maat past vaak niet in het nieuwe pand, en diverse zaken zullen versleten zijn. Bespreek dit ook met de administratie, houd daarbij rekening met afschrijving van de inventaris.
- Regel de verzekering: De inboedelverzekering strekt doorgaans niet verder dan de drempel van het pand. Regelt het verhuisbedrijf de verzekering, of moet het bedrijf dit zelf regelen? Voorkom onduidelijkheid en bespreek dit met de verhuizer.
- Oplevering: Je kunt ‘quick & dirty’ snel de ruimte leegmaken, de eigenaar van het pand zal wel duidelijke eisen stellen aan de oplevering. Voorkom dure herstelwerken en ga met beraad aan de slag. Dit kost iets meer tijd, maar kan je veel geld besparen aan het einde van de rit.
- Kijk niet alleen naar het verleden: Je moet bij een bedrijfsverhuizing niet alleen kijken naar het oude pand, zorg dat alles goed is geregeld in het nieuwe onderkomen. Denk aan huurcontracten, stoffering en de combinatie van oude goederen en nieuwe inventaris.
Delegeren maakt het verschil
Het is belangrijk om te weten wat je moet doen, het is als projectcoördinator nog belangrijker om te bepalen wat je verwacht van andere personen. Zo kun je per afdeling opdrachten uitdelen en verantwoordelijkheden toewijzen. Maak ook een duidelijke scheiding tussen de zaken die intern worden geregeld, en welke zaken door een externe partij worden uitgevoerd. Denk aan nieuwe kantoormeubels die op de juiste datum in de nieuwe locatie geleverd moeten worden. Of de afspraken met het verhuisbedrijf omtrent het inpakken en vervoeren. Wil je bijvoorbeeld dat alle dozen op de stoep klaar staan, of is het de bedoeling dat verhuizers delicate goederen inpakken?
Telecommunicatie
Een belangrijk onderwerp dat uiteraard niet mag worden vergeten is de ‘verhuizing’ van telecommunicatiemiddelen. Een telefoonnummer blijft hetzelfde, maar de aansluiting moet wel worden overgezet naar het nieuwe adres. Stap je ook over naar een andere provider? Dan moet dit goed geregeld worden. Wanneer er nieuwe apparatuur aangesloten moet worden, maak hiervoor dan op tijd afspraken met de provider. Internet en werken in de cloud is voor veel organisaties van levensbelang, zorg er dus voor dat ook deze zaken in orde zijn.
Wat kost een verhuisbedrijf? Laat een maatwerk offerte opstellen, zo kun je de kosten voor de bedrijfsverhuizing nauwkeurig bepalen.